PP005 - Processo de Pagamento de Passagens e Diárias a Professores
5. Processo de Pagamento de Passagens e Diárias a Professores
É o pagamento realizado a professores relativo a passagens e diárias para que esses participem de reuniões ou congressos/eventos.
5.1. Pedido do docente
Quando: Antes da data da viagem pretendida.
Quem: Docente.
Como: O professor pode solicitar ao coordenador do PPGA-CT o pagamento para participação em reunião de órgãos ao qual o PPGA é associado ou para participação em eventos. O docente deve apresentar um comprovante do fato, no caso de reunião o e-mail ou carta de convite, e no caso de eventos a aprovação do artigo.
5.2. Verificar disponibilidade de recursos
5.2.1. Verificar se há recurso disponível no SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens)
Quando: Após solicitação do docente.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: O coordenador consulta o SCDP para saber se existe recurso disponível para pagamento ao professor solicitante.
5.2.2. Se não, verificar e remanejar recursos do SIORG (*)
Quando: Após consulta ao SCDP e não existindo recurso disponível.
Quem: Coordenador.
Como: Verificar se existe recurso no SIORG, e em caso afirmativo, realizar processo de remanejamento de recursos para o SCDP, através do trâmite de remanejamento de recursos.
5.3. Cadastrar viagem no SCDP
Quando: Com a confirmação de disponibilidade de recursos.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: O coordenador deve acessar o SCDP, fazer login com seu CPF e senha e acessar o menu “Solicitação” e depois “Cadastrar/alterar Viagem”.
5.3.1. Cadastrar servidor
Quando: Após o início do cadastro de viagem.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve informar o CPF do docente que solicitou o pagamento.
5.3.2. Definir forma de deslocamento
Quando: Após cadastro do servidor.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: O coordenador deve informar no sistema se a viagem será realizada com veículo próprio, por transporte rodoviário ou transporte aéreo.
5.3.2.1. Veículo próprio
5.3.2.1.1. Emitir justificativa
Quando: Se o meio de transporte for com veículo próprio.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve ser emitida uma justificativa sobre o porquê da viagem ser realizada com veículo próprio. Se a viagem for iniciada no final de semana ou após as 18:00, deve ser emitida outra justificativa para o dia/horário de início da viagem.
5.3.2.2. Transporte aéreo
5.3.2.2.1. Realizar reserva por meio da plataforma da agência de turismo
Quando: Se o meio de transporte for via transporte aéreo.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve acessar a plataforma da agência de turismo, onde primeiro é feita uma cotação e se escolhe um voo de ida e de volta. Se o voo selecionado não for o mais barato disponível, deve-se emitir uma justificativa. Selecionado os voos, é feita a reserva.
5.4. Anexar documentos comprobatórios do professor no SCDP
Quando: Após cadastro da viagem no SCDP.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: São anexados no SCDP os documentos que comprovam a solicitação do docente.
5.5. Selecionar a conta de pagamento de diárias
Quando: Após os documentos forem anexados.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve-se indicar ainda dentro do SCDP a conta da qual sairá os recursos para o pagamento das diárias. O valor máximo da diária paga é de R$224,20.
5.6. Cadastrar PCDP (Proposta de Concessão de Diárias e Passagens)
5.6.1. Solicitar reserva de passagens
5.6.1.1. Inserir código de reserva da agência
Quando: Após início do cadastro de PCDP.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve-se indicar o código de reserva gerado pela agência de viagens para os voos selecionados.
5.6.1.2. Indicar o voo mais barato e o mais caro do dia
Quando: Após cadastro de PCDP.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve ser informado o maior e o menor valor da passagem para o dia do voo selecionado, assim como a justificativa no caso de não ter escolhido o voo mais barato disponível.
5.7. Encaminhar PCDP para aprovação da DIRGE-CT
Quando: Após finalização do PCDP.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve ser encaminhada ao diretor geral do campus a solicitação. Uma vez aprovado, o docente recebe uma notificação por e-mail, assim como as passagens.
5.8. Encaminhar relatório de viagem, canhotos de passagem (check-in) e certificado de participação no evento
Quando: Após retorno de viagem.
Quem: Docente.
Como: O docente deve elaborar um relatório da viagem e preservar os comprovantes (canhotos) de check-in dos voos da viagem. Também deve solicitar o certificado ou declaração de participação no evento ou reunião. Os documentos devem ser enviados ao coordenador até 3 dias após o retorno da viagem.
5.10. Inserir no SCDP documentos de prestação de contas
Quando: Após recebimento dos documentos do docente.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Anexar no SCDP os documentos de prestação de contas descritos no item anterior. O prazo máximo é de 3 dias. Feito isso, é finalizada a viagem.
(*) Processo de remanejamento de recursos do SIORG (Sistema de Informações Organizacionais) para o SCDP
1) Verificar e remanejar recursos do SIORG
i) Verificar se o recurso está no elemento de despesas com passagens ou diárias
Quando: Após constatação de disponibilidade de recursos no SIORG.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Verificar se o recurso está na conta específica de passagens ou diárias.
(a) Solicitar remanejamento para o elemento de despesa especifico
Quando: Após recurso disponível no SIORG.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Solicitar remanejamento de recursos para o elemento de despesa 339033 (passagens) e/ou 339014 (diárias). Para as passagens, o valor solicitado pode ser qualquer. Para as diárias, os valores devem ser múltiplos das cotas de R$931,18 para diárias nacionais e R$4.125,40 para internacionais.
ii) Criar processo de compra no SEI
Quando: Após solicitação de remanejamento.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Deve abrir no SEI um processo de compra para os recursos empenhados.
iii) Escrever justificativa para o empenho de recursos no SCDP
Quando: Após criação do pedido no SEI.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Emitir uma justificativa para o empenho de recursos para o SCDP.
iv) Realizar requisição no SIORG para passagens ou diárias
Quando: Após emissão da justificativa.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Requisição no SIORG para empenho de recursos para pagamento de passagens ou diárias.
v) Inserir requisição no SEI
Quando: Após requisição no SIORG.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Feita a requisição no SIORG, deve ser inserida a requisição no SEI, no processo de compra.
vi) Redigir oficio solicitando deferimento
Quando: Após requisição no SEI
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: O coordenador deve redigir um oficio ao DIRPPG-CT solicitando o deferimento do processo de compras.
vii) Inserir requisição no bloco de assinaturas
Quando: Após oficio de deferimento.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Incluir a requisição em um bloco de assinaturas que envolva o DIRPPG-CT e DOF-CT.
viii) Encaminhar processo ao DIRPPG-CT
Quando: Após assinaturas.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Encaminhar o oficio de deferimento ao DIRPPG-CT.
ix) Aguardar recurso ser empenhado
Quando: Após encaminhamento ao DIRPPG-CT.
Quem: Coordenador PPGA-CT.
Como: Após deferimento, aguardar o empenhamento de recursos na conta solicitada. Não é comunicado, deve-se verificar o sistema até que o recurso seja empenhado. Uma vez empenhado, volta ao processo no SCDP.