Orientações sobre cancelamento de documentos no SEI

ATENÇÃO PARA NOVOS PROCEDIMENTOS PARA O CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS NO SEI

Com a publicação da Instrução Normativa GABIR nº 10/2020, ocorreram modificações para o cancelamento de documentos no SEI.

O art. 22 da IN orienta que: 

"Art. 22. O cancelamento de documento em processo somente é permitido para retirar documento que não faça parte do objeto e tenha sido inserido indevidamente, devendo a ação ser registrada pelo responsável autorizado mediante documento escrito contendo justificativa.

§ 1º É vedado o cancelamento de documento declarado inválido, independente da motivação, tendo em vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.

§ 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades.

§ 3º Para processos no SEI-UTFPR, o registro de que trata o caput será formalizado por meio do documento “Termo de Cancelamento de Documento”, que deverá ser registrado no próprio processo e assinado pelo requerente e/ou pelo dirigente da unidade.

§ 4º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível.

§ 5º Os casos previstos nos parágrafos anteriores poderão ser aplicados aos Sistemas Corporativos da UTFPR, quando necessário."

Para os casos previstos no art. 22 da IN, a área interessada deverá incluir no processo o documento “Termo de Cancelamento de Documento” e encaminhar o processo para a unidade EPROC, mantendo o processo aberto na sua unidade.

Dessa forma, o cancelamento só poderá ser realizado se este não fizer parte do objeto do processo. Os documentos incompletos devem ser complementados em novo documento e aqueles que não tenham mais validade devem ser tornados sem efeito por meio de novo registro.

Quando o motivo de cancelamento não se enquadrar no art. 22 da IN, sugere-se que a área utilize, por exemplo, o documento “despacho_” e inclua no nome que consta na árvore do processo a informação “invalidação doc. xxxx” ou  “substituição doc. xxxx” ou ainda “complemento do doc. xxxx” . E no conteúdo desse documento informe a substituição ou a retificação de conteúdo, de acordo com a necessidade.

Importante! Para documentos externos incluídos no SEI, é possível movê-lo por meio da opção "Mover documento para outro processo" ().

A seguir temos um resumo do processo e procedimentos para cancelar documentos no SEI-UTFPR

Em caso de dúvidas, faça contato com o Facilitador do SEI do seu câmpus de lotação.

Consulte também mais informações sobre a Instrução Normativa GABIR nº 10/2020.