Informações sobre Tramitação Processual
Atividades de Protocolo
São o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos e os respectivos procedimentos decorrentes.
Deverá ser atribuído um Número Único de Protocolo (NUP) (que na UTFPR inicia com 23064.) para todos os processos, bem como para os documentos avulsos (digitais ou não) que se enquadrem nos seguintes casos:
- documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade e que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessite de tramitação; ou
- documento avulso produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido NUP na origem.
Recebimento, classificação e registro: os documentos devem observar o disposto na legislação específica em vigor em relação às hipóteses de sigilo da informação.
Atenção!
É vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro do NUP no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Nesse caso, após o registro, o documento original deverá ficar sob a guarda do setor que o recebeu, salvo orientação expressa em contrário. Ainda, para os casos de documentos impressos, a via original deverá receber em seu canto superior direito o NUP para facilitar a localização do processo eletrônico a que se refere.
Os documentos, avulsos ou processos, que não estiverem registrados com NUP no SEI, deverão ser devolvidos à unidade administrativa responsável para que sejam sanadas as exigências.
A inserção de novos documentos deve ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial do documento no processo quando da anexação de documento avulso a processo.
Despacho
É a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em processos. Os despachos podem ser informativos ou decisórios.
- despachos informativos, ou despachos de mero expediente, objetivam dar prosseguimento ao processo;
- despachos decisórios envolvem uma decisão administrativa sobre matérias e assuntos submetidos à apreciação da autoridade competente.
Nos processos digitais o despacho pode ser realizado por meio de inserção de documento digital no processo ou por meio de registro em campo apropriado do sistema informatizado. No caso do despacho ser registrado em campo do sistema informatizado, toda vez que o processo for visualizado, os documentos e os respectivos despachos tem que ser apresentados na ordem em que foram inseridos no processo.
Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridade deverá informar a ação no sistema, que irá registrar a informação de que o despacho foi cancelado, a data e o nome da autoridade responsável pelo cancelamento. Mesmo após seu cancelamento, o despacho deve continuar integrando o processo digital, e deve sempre ser apresentado de tal maneira que a informação de que foi cancelado, o nome e a data do responsável estejam explícitos.
Juntada
É a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo, realizando-se por anexação ou apensação.
Juntada por Anexação
Visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em caráter definitivo. Após o procedimento de juntada por anexação, seja de documento(s) avulso(s) a processo, seja de processo(s) a processo, é vedada a retirada de documento(s) do processo, ressalvadas as hipóteses de desentranhamento e desmembramento.
Juntada por Apensação de Processo(s) a Processo
Ocorre em caráter temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não. Cada processo conserva sua identidade e independência.
Nos processos digitais, é possível associar ou vincular dois ou mais processos com matérias semelhantes de maneira que o trâmite de cada um siga independentemente e o acréscimo de novos documentos possa ser realizado em todos eles. No entanto, este procedimento não se caracteriza por juntada. Quando se optar pela realização de uma juntada por apensação, os processos necessariamente passarão a tramitar juntos.
Desapensação de Processo(s)
Ocorre quando há a necessidade de separar processo(s), anteriormente, juntado(s) por apensação.
Desentranhamento (Documento cancelado no SEI)
Consiste em ato excepcional de retirada de documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado. O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a anexação indevida ou duplicada de documentos, bem como quando há necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicos, entre outros) ou em outro processo já existente.
O desentranhamento só poderá ser executado pela unidade protocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da autoridade competente, justificando a operação. Nos processos digitais, o desentranhamento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por usuário autorizado.
É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.
Para processos digitais, o desentranhamento consiste no ato de cancelar um documento em um processo, tornando-o indisponível para consulta.
Quem faz?
Para a adequada instrução processual, a funcionalidade de ‘Cancelamento de documentos’ 
, para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), está sendo atribuída exclusivamente aos servidores que possuem acesso ao perfil de ‘Administrador de Processos’, tendo sido retirada essa funcionalidade do perfil ‘Básico’.
O perfil de Administrador de Processos está disponível para as chefias das unidades e para servidores por elas autorizados.
O detentor do perfil ‘Administrador de Processos’ é responsável pelo uso das funcionalidades de ‘cancelamento de documentos’, ‘ordenação de documentos no processo’ e ‘desanexação de processo’, sendo responsável por esses atos praticados nos processos.
Como fazer?
Para realizar o procedimento de desentranhamento/cancelamento de um documento em um processo, deve haver o registro dessa solicitação justificando o cancelamento.
Não devem ser utilizadas expressões genéricas que não reflitam o real motivo do cancelamento do documento, pois uma vez cancelado no SEI, o documento não será mais visível.
A funcionalidade excluir documentos (
) permanecerá para uso no perfil ‘Básico’ e fica disponível enquanto um documento não estiver assinado ou caso tenha sido assinado, não tenha sido visualizado por outra unidade (enquanto a caneta estiver na cor amarela), podendo ser excluído do processo sem prejuízo ao mesmo.
Atenção: É expressamente proibida retirada/cancelamento de documento do processo e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.
Desmembramento
Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo. O desmembramento só poderá ser executado pela unidade protocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da autoridade competente, justificando a operação. Nos processos digitais, o desmembramento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por usuário autorizado.
O sistema informatizado tem que permitir o monitoramento da operação pela unidade protocolizadora.
É vedada a retirada do documento e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.
Arquivamento
Significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.
O arquivamento de documento(s), avulso(s) ou processo(s), ocorrerá diante das seguintes condições:
a) por deferimento ou indeferimento do pleito;
b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
c) por decisão motivada de autoridade competente.
Desarquivamento
O processo será desarquivado por expressa solicitação da autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa. Após o desarquivamento o processo poderá ser tramitado ou a ele ser anexado(s) ou apensado(s) novo(s) documento(s), avulso(s) ou processo(s).