Tutorial: Como publicar documentos eletrônicos no Boletim de Serviços

O Boletim de Serviço Eletrônico (BSE) da UTFPR tem a finalidade de divulgar atos oficiais emitidos por todas as unidades administrativas e acadêmicas, cujo teor seja de interesse público ou relativos aos servidores da instituição e desde que parametrizados no SEI. Dessa forma, é o veículo oficial de publicação dos documentos gerados pelo SEI.

As áreas que possuem competência para publicar documentos no BSE no SEI são aquelas responsáveis por emitir Editais, Ordens de Serviço, Portarias, Instruções Normativas, Deliberações entre outros. Cabe ressaltar que a listagem de documentos publicáveis poderá sofrer alterações ao longo do tempo, conforme necessidade. É importante observar que, uma vez publicado, o documento não pode ser editado/excluído. 

Um documento publicado pode ter três tipos de publicações relacionadas, disponíveis na funcionalidade de publicação de documentos do SEI: 

• Apostilamento: utilizado para “indicar a nota ou o aditamento feito à margem de qualquer documento, ou papel público, para lhe acrescentar alguma coisa que lhe faltava no texto, seja para o ilustrar, comentar ou para o interpretar” (*1).
• Republicação: “consiste na reedição de texto do ato oficial, caso tenha ocorrido omissões no texto anterior. Republica-se na íntegra o ato oficial, com a mesma numeração, entrando em vigor na data da nova publicação” (*2).
• Retificação: “exprime a emenda ou a correção de alguma coisa para que se torne exata, perfeita” (*1).

*1 - Fonte: SILVA, de Plácido e. Vocabulário Jurídico. Ed. Forense. 20ª edição. Rio de Janeiro, 2002.
*2 - Fonte: http://www.portalsei.unb.br/images/documentos_sei/Cartilha_Publicacao_18122017_final.pdf.

Atenção: apenas documentos nato-digitais parametrizados no SEI são publicáveis no BSE, não sendo possível a publicação de documentos externos nesse veículo.

Consulta aos documentos publicados

Os documentos publicados no SEI da UTFPR estão disponíveis no  link  SEI-Publicações Eletrônicas no Portal do SEI e podem ser consultados conforme exemplo abaixo:

Ao processar uma busca em SEI-Publicações Eletrônicas são apresentados os documentos eletrônicos publicados oficialmente pela UTFPR.

Todo documento que tiver uma publicação relacionada, quer pelos motivos de retificação, republicação ou apostilamento, terá um ícone  na coluna “Ações”.

O acesso ao ícone  exibirá um quadro contendo todas as Publicações Relacionadas ao documento publicado, conforme abaixo.

Atenção: A coluna Resumo é editável e as informações ali constantes são de responsabilidade da área que emite e publica o documento. Orienta-se que a informação seja resumida e a mais completa possível. Pode-se utilizar aqui a informação do título do documento original, reforçando que se trata de retificação, apostilamento ou republicação, conforme o caso, e a data. Essa informação servirá de referência para pesquisas realizadas no BSE.

Publicar um documento no Boletim de Serviço Eletrônico (BSE) no SEI

1) Os documentos, para serem publicados no BSE, precisam ter nível de acesso “Público”.

Dentro do processo, selecione o documento a ser publicado e confira o "Nível de Acesso" usando o ícone “Consultar/Alterar Documento”  para verificar se está selecionado como “Público”. 

2) Selecione o documento que será publicado, lembrando que só é possível publicar se o documento estiver assinado. Verifique se todas as assinaturas necessárias estão no documento, pois não é possível acrescentar assinaturas após a publicação.

3) Clique no botão  localizado na barra 1, para ser redirecionado para a página de agendamento de publicação e preencha as informações:

O campo 1 exibe automaticamente o número do documento do SEI.

O campo 2 exibe automaticamente o tipo do documento.

O campo 3 exibe automaticamente os usuários que assinaram o documento.

O campo 4 define se a ação é de Publicação original ou, no caso de “Publicação Relacionada”, se é uma “Retificação”, “Republicação” ou “Apostilamento”. 

O campo 5 apresenta os veículos de publicação disponíveis.

O campo 6  exibe automaticamente a data de disponibilização do documento no veículo, porém, ele pode ser modificado para determinar quando o documento será publicado, clicando no calendário ao lado.

O campo 7 apresenta o resumo do conteúdo do documento, que deve ser preenchido com a íntegra da ementa ou com o resumo do documento, para facilitar a pesquisa.

Para os casos de documentos que são publicados no Diário Oficial da União (DOU), deve-se indicar na seção ‘Imprensa Nacional’ no SEI os campos a seguir:

O campo 8 seleciona o veículo de publicação, no caso será sempre DOU.

O campo 9 seleciona a seção em que foi publicado o documento no DOU.

O campo 10 é para se colocar a página em que foi publicado o documento no DOU.

O campo 11 é para se colocar a data em que foi publicado o documento no DOU.

Para Gerar uma Publicação Relacionada

1) Selecionar o documento que se deseja gerar a publicação relacionada:

2) Clicar no ícone , localizado na barra 1.

Campo 1 descrição da publicação.

Campo 2 área para adicionar os interessados na publicação.

Campo 3 área para selecionar assuntos para a publicação.

Campo 4 área para observações da unidade

Campo 5 área para Nível de Acesso.

Campo 6 confirma os dados e gera a publicação relacionada.

3) Confirmar os dados. Deste modo, o SEI disponibiliza um novo documento, cópia fiel do anterior, para que as modificações sejam executadas.

Obs. 1: após a conclusão das modificações e assinatura do documento a ser publicado no BSE, será disponibilizado o ícone  para “Agendar Publicação”.

Obs. 2: entrar no menu drop down referente aos motivos e selecionar entre Retificação, Republicação e Apostilamento.

Após a publicação, será disponibilizado na barra de menu o ícone  ("Publicações do Processo") contendo o link de todas as publicações do processo, incluindo as relacionadas.

Obs.: o endereço disponibilizado na coluna “Link Publicação” é público e promoverá acesso ao documento, sem a necessidade de o usuário ter efetuado login no SEI.

Além disso, foi disponibilizada também uma ferramenta para “Verificar documentos não publicados”. No SEI, estando na página de “Controle de Processos”, por meio do ícone de verificação de documentos publicáveis , é possível obter os documentos publicáveis que não foram publicados no Boletim de Serviço Eletrônico.

Consulte também Orientações sobre Publicações Eletrônicas da UTFPR.