Videoconferência

Procedimentos para uso

Configuração de Equipamentos para acesso Remoto

Para participar da reunião, quando não houver disponibilidade de uso dos espaços físicos, é necessário proceder com a instalação dos programas no desktop ou no celular (informações abaixo). Em seguida, utilize os identificadores a seguir para acessar as reuniões:

Qualquer comunicações poderão ser feitas diretamente utilizando o e-mail da sala na qual esteja ocorrendo a reunião.

Acesso pelo Desktop 

Acesse https://my.rp1.vc/join/para visualizara página abaixo( recomenda-se o uso do Firefox ou Chrome):

No Item Nome completo, pedimos para preencher o campo em um formato que identifique o câmpus ao qual pertence acrescido do primeiro e último nome (ex: UTFPR/TD – João Marciel), para facilitar a identificação.

No Item ID da conferência, preencher com o número do ID da Sala (ex: para acessar a sala1 , utilizar o ID 1657469);

Para mais informações, acesse este vídeo.

OBS: Caso seja solicitado a criação de uma senha, esta será informada aos participantes antes do início da reunião.

Acesso Móvel Android.

Para uso, é necessário baixar o aplicativo abaixo no link.

Instale e configure com as seguintes orientações: 

1. Permitir todas as solicitações até chegar na primeira tela ( licença de uso);

2. Na primeira tela, selecionar a opção “Accept” e clicar em “OK” para continuar a instalação;

3. Na segunda tela, retirar a seleção da opção “Register with polycom”;

4. Na terceira tela, clicar na opção “Skip Sign”.

 Para participar da Reunião:

 No aplicativo, estarão disponíveis 3 ícone no rodapé(da esquerda para direita):

• Acesso direto: “ID da sala” @ rp1.vc (Exemplo: 1657469@rp1.vcpara acessar a sala1);

• Histórico: mantém as últimas participações em reuniões;

• Agenda: permite a criação de um novo contato de reunião: clicando no sinal de + , e preenchendo os campos Display Name e H.323 Name você manterá um registro permanente na área (Ex:Sala1 ; 1657469@rp1.vc).

 Para mais informações, acesse este vídeo.

Outros documentos 

    Abertura do chamado

     Enviar a solicitação para reservar a videoconferência pelo sistema de chamados (para Mídias - Videoconferência), constando:

• Nome do requisitante/responsável
• Departamento
• Assunto
• Horário de início/término
• Uso de materiais extras ( powerpoint, pdf e outros)
• Gravação
• Contato (ramal/celular)

 O chamado será avaliado e informado se a pré-reserva foi autorizada ou cancelada. Havendo autorização, será feito um pré-agendamento no calendário (cor amarela), pendente pela confirmação de reserva de salas para a reunião.

Reserva de salas ou acesso remoto 

É de responsabilidade do requisitante/participantes de cada câmpus fazer a reserva da sala do terminal ou, havendo a possibilidade, acionar a TI local para o uso de acesso remoto. Verifique a disponibilidade das salas nos câmpus.  Viabilizando a reunião, o requisitante deve responder o chamado informando os endereços ip das máquinas a serem usadas (informações fornecidas pela TI local).  

Nos outros casos, aonde se utilizará o padrão ponto-a-ponto, recomenda-se:

1. Verificar se o dia e horário da reunião não está conflitando com outras reuniões.
2. Informar o intervalo da semana, dia, horário de início e término estimado da reunião,bem como outras situações especiais, para visualização na agenda, para a TI local.
3. Pedir que o representante de TI do câmpus informe a alteração do calendário

Uso de material extra

O uso de materiais cotidianos (extensões: .pdf, .doc, etc..) devem ser solicitados explicitamente no chamado. Tecnologias fora do comum e situações especiais (software e/ou tecnologia) necessitam ser testadas antecipadamente 24 horas antes.

Acesso à gravação

     Quando houverem gravações de reuniões, elas estarão disponíveis pelo período de uma semana, no formato "anomêsdia"-"assunto". Entre em contato com a TI local para solicitar uma cópia. 

Observações

• Reservas previamente autorizadas podem ser canceladas pela priorização de interesses da reitoria/câmpus;
• A reserva do equipamento em todos os câmpus é de responsabilidade do requisitante e participantes.
• Já havendo a definição dos terminais participantes, a reserva da videoconferência pode ser feita com , no mínimo, 24 horas antes da reunião. Parta outros casos, recomenda-se 48 horas.
• Quando já houver a reserva, há um prazo mínimo de 6 horas para informar qualquer alteração de terminais participantes.

 *Informações para a equipe de TI , acesse wiki da dirgti