Instrução Normativa estabelece novas tabelas de temporalidade de documentos

A UTFPR passou a adotar novas tabelas de temporalidade e destinação de documentos em janeiro, com a publicação da Instrução Normativa nº 47/2023, que revogou a Ordem de Serviço nº 01/2012. O documento traz uma tabela para arquivos relativos às atividades-fim, instituída pela Portaria AN/MJ nº 92/2011, e outra para os relativos às atividades-meio da Administração Pública, aprovada pela Portaria AN/MJ nº 47/2020.

As tabelas apresentam códigos de documentos, prazos de guarda e destinação final, que pode ser guarda permanente ou eliminação. Arquivos como registro de diploma, resultados de processos seletivos, calendário acadêmico e programas de disciplinas, por exemplo, não podem ser eliminados por serem de guarda permanente.

Mesmo com as indicações das tabelas, antes de eliminar um documento, os servidores da Universidade precisam encaminhá-lo à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) para que possa ser avaliado. Atualmente, no entanto, a eliminação de arquivos está suspensa por decisão judicial.

De acordo com a presidente da CPAD, Daisy Soares de Oliveira, a IN nº 47/2023 é importante para difundir, no âmbito da UTFPR, os códigos e tabelas de destinação, elementos essenciais à organização dos arquivos, permitindo o acesso a estes documentos por meio da racionalização e controle eficazes das informações contidas neles. “Temos alguns desafios nesta área na Universidade e atualmente os principais são a segurança da informação e a deterioração de documentos, o espaço físico, o risco de extravio, a ausência de padronização e a necessidade de implementação de Repositório Arquivístico”, enumera a servidora.

Após a publicação da IN nº 47/2023, o próximo passo da CPAD, segundo a presidente da comissão, será incentivar as boas práticas de gestão de documentos na UTFPR.