Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) tem como objetivo avaliar os documentos de arquivo da UTFPR, bem como orientar e acompanhar a adoção, aplicação e atualização dos Códigos de Classificação básicos relativos às atividades-meio da Administração Pública e às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES.

Em caso de dúvidas ou de necessidade de mais informações:

- Servidores: entrem em contato com a CPAD pelo e-mail cpad@utfpr.edu.br.
- Demais: sigam as orientações disponíveis na página do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC).

Constituição

Para viabilizar os trabalhos, foram constituídas as SUB-Comissões de Avaliação, conforme regulamento:

Resolução do COPLAD nº 03/2012 - constitui a CPAD-UTFPR.

Instrução Normativa nº 47/2023 - dispõe sobre a adoção da tabela de temporalidade de arquivos relativos às atividades-fim e atividades-meio da UTFPR

(Revogada pela IN nº 47/2023) Ordem de Serviço n° 01/2012 - adota, no âmbito desta Instituição, os códigos e tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio e atividades-fim das IFES.

Portaria de Pessoal Gabir/UTFPR nº 1.669/2022 - designa os membros da CPAD e determina a apresentação de proposta de atualização do Regulamento Interno da CPAD.

Legislação e normas referentes a documentos de arquivos

Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos) - dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. 

Decreto nº 4.073/2002 - regulamenta a Lei nº 8.159/1991.

Decreto nº 4.915/2003 - dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Siga.

Decreto nº 10.148/2019 - institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.

Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, conforme Portaria nº 47 de 14 de fevereiro de 2020.

Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, conforme Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013.

Resolução nº 44/2020 - dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

Avaliação de Documentos

Trabalho de grupo multidisciplinar que consiste no processo de análise dos documentos de arquivo identificando seus valores administrativo, fiscal ou legal para a Instituição, estabelecendo os prazos de guarda no arquivo corrente e intermediário, visando a guarda permanente dos documentos considerados de valor probatório, informativo ou histórico.

Os documentos podem ser:

• de guarda permanente;

• de guarda intermediária, e;

• de guarda eventual.

Após a avaliação, o setor que possuir documentos sem valor administrativo, legal ou fiscal para a Instituição ou que já cumpriram os prazos de guarda no arquivo intermediário e não foram considerados de valor permanente, poderão ser eliminados. Para isso, deverá ser elaborada a Listagem de Eliminação de Documentos. 

Roteiro para eliminação de documentos 

Para mais informações sobre os procedimentos para a eliminação de documentos, conferir as resoluções nº 40/14 e nº 44/20 do Conselho Nacional de Arquivos

Para mais informações sobre a avaliação e eliminação, acesse o Manual de Gestão de Documentos (Arquivo Nacional, 2011).